Prowadzenie własnej działalności jest wspaniałą przygodą, ale może być bardzo trudne i czasochłonne, jeśli nie wprowadzimy właściwych strategii! Dlatego też, w cięższych dla firmy okresach, często stajemy przed wyborem pomiędzy poświęceniem swojego czasu wolnego na załatwianie spraw biznesowych a zatrudnieniem pomocników. Jednak, aby uniknąć obu z tych opcji, ratunkiem dla właściciela firmy okazuje się optymalizacja czasu pracy!
Optymalizacja czasu pracy w firmie - dlaczego jest ważna?
Tysiące zadań do wykonania, ważne deadliny, nieoczekiwane zmiany, papierologia… Wszystko to powoduje, że praca nas przerasta i nie wiemy od czego zacząć, aby przetrwać cięższy okres. Ale wcale nie musi tak być! Jeśli nauczysz się odpowiednio zarządzać czasem (swoim i swoich pracowników), okaże się, że niemożliwy do ogarnięcia natłok pracy jest jedynie złudzeniem. Zamiast zatrudniać kolejne osoby, możesz nad nim zapanować, implementując poniższe strategie!
Rozpraszacze - dlaczego tracimy czas w pracy?
Współczesne środowisko pracy jest pełne rozpraszaczy, które wpływają na naszą produktywność.
Technologia i media społecznościowe – smartfony, powiadomienia e-mail, media społecznościowe i inne technologie są jednymi z głównych źródeł rozproszenia. Częste sprawdzanie wiadomości lub mediów społecznościowych zabiera mnóstwo czasu i niepotrzebnie odrywa nas od codziennych obowiązków.
Przerywane zadania – częste przerwy w pracy nad jednym zadaniem na rzecz innego, niekorzystnie wpływają na wykonywanie zadań. Wielozadaniowość często prowadzi do niższej jakości pracy i wydłużenia czasu potrzebnego na jej wykonanie. Staraj się wykonywać zadania od początku do końca, jedno po drugim, nie wszystkie na raz – Twoja produktywność na pewno wzrośnie i wykonasz więcej zadań w krótszym czasie.
Spotkania – nadmiar spotkań, szczególnie tych, które są źle zorganizowane lub niepotrzebne, pochłania cenny czas i energię. Często spotkania są zbyt długie lub niezorganizowane, co dodatkowo obniża efektywność pracy.
Hałas i otwarte przestrzenie biurowe – praca w głośnym środowisku lub w otwartych przestrzeniach biurowych może utrudniać koncentrację. Rozmowy kolegów, dźwięki telefonu, czy ogólny hałas negatywnie wpływają na umiejętność skupienia i znacząco wydłużają czas wykonania zadań.
Zarządzanie czasem – niewłaściwe zarządzanie czasem, brak planowania i priorytetyzacji zadań prowadzi do chaosu i marnowania czasu na mniej istotne zadania.
Jak minimalizować rozpraszacze?
Ustaw granice – wyłącz powiadomienia, ustal określone godziny na sprawdzanie e-maili i mediów społecznościowych, aby zminimalizować przerwy w pracy.
Organizuj czas pracy – twórz harmonogramy i listy zadań, priorytetyzuj zadania i trzymaj się planu dnia.
Redukuj spotkania – ogranicz liczbę spotkań do niezbędnego minimum, utrzymuj je krótkie i skoncentrowane na konkretnych celach.
Stwórz sprzyjające środowisko pracy – jeśli to możliwe, znajdź ciche miejsce do pracy lub używaj słuchawek redukujących hałas, aby zwiększyć swoją koncentrację.
Stosuj techniki zarządzania czasem – techniki takie jak Pomodoro, w których pracujesz przez 25 minut, a następnie robisz 5-minutową przerwę, pomogą Ci utrzymać koncentrację i zwiększyć produktywność.
Rozpraszacze są nieodłączną częścią współczesnego życia zawodowego, ale dzięki świadomemu podejściu i zastosowaniu odpowiednich strategii możesz zminimalizować ich wpływ na Twoją efektywność i skutecznie zarządzać swoim czasem w pracy.
10 niezawodnych sposobów na optymalizację czasu pracy
Wiesz już, jak unikać rozpraszaczy i jak redukować do minimum przerwy w pracy, aby podnieść swoją produktywność. Nie jest to jedyna metoda! Dowiedz się również, jakie są nasze niezawodne sposoby na optymalizację czasu pracy, które pozwolą Ci osiągać więcej w krótszym okresie!
1. Wyznacz priorytety
Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy zwiększycie swoją efektywność, jeśli będziecie w stanie odpowiedzieć sobie na pytanie: co jest teraz dla nas najważniejsze? Zidentyfikowanie najistotniejszych obowiązków i wyeliminowanie zadań, które wydają się koniecznie, ale po dłuższym zastanowieniu, wcale takimi nie są, jest bardzo pomocne w organizacji pracy. Każdy wie, co ma robić i nie traci czasu na niepotrzebne aktywności!
2. Deleguj zadania
Istnieje wiele obowiązków, które zostawiasz sobie zamiast przekazać je innym, bo myślisz, że tylko Ty jesteś w stanie sobie z nimi poradzić. Pamiętaj jednak, że nikt nie jest niezastąpiony! Zacznij od przejrzenia listy rzeczy do zrobienia i zastanów się, które z nich mógłbyś zlecić innym.
Wydaje Ci się, że tłumaczenie pracownikom co mają robić, jest stratą czasu i energii? Nic bardziej mylnego! Tylko w ten sposób możesz wykorzystać 100% potencjału Twojego teamu. Gdy każdy wie co ma robić, jak się do tego zabrać, jaki jest oczekiwany efekt i na kiedy ma wykonać dane zadanie – Ty możesz zająć się tym, co naprawdę ważne.
3. Korzystaj z innowacyjnej technologii
W dzisiejszych czasach mamy darmowy dostęp do świetnych narzędzi, które niezwykle usprawniają pracę w zespole! Dzięki spotkaniom online, na takich platformach jak Zoom, Skype lub Google Meets, możesz oszczędzić czas, który Ty i Twoi pracownicy do tej pory spędzaliście na dojazdach do miejsca spotkania.
Przeanalizuj, które ze spotkań w Twojej firmie nie wymagają widzenia się na żywo i zastąp je połączeniami internetowymi! Poza tym pamiętaj, że chaty są świetnym zastępstwem dla maili, na których tracimy zdecydowanie zbyt wiele czasu. Znacznie poprawiają przepływ informacji między pracownikami!
4. Automatyzuj procesy
Istnieje także wiele platform, które mogą wyręczyć Ciebie i Twoich pracowników w czasochłonnych obowiązkach. Narzędzia online do CRM, marketingu, czy kontroli finansów mogą zastąpić rutynowe wypełnianie tabelek w excelu, czy tworzenie mailingów. Czas i energia, które zyska Twój team dzięki automatyzacji różnych procesów, przyniesie dużo lepsze efekty pracy i zwiększyć satysfakcję każdego z Was!
5. Zapisuj cele krótko i długoterminowe
Kalendarz zadań do wykonania to klucz do optymalizacji czasu pracy. Wypisz w nim cele krótko i długoterminowe, połącz je z deadlinami i przypisz je odpowiednim pracownikom. Zobaczysz, że to, co najważniejsze zostanie zrobione w terminie! Co więcej, dzięki temu odzyskasz kontrolę nad kierunkiem, w którym rozwija się Twój biznes.
6. Nie odkładaj na później
Jeśli tylko masz chwilę, aby przeczytać maile i odpisać od razu, bez odkładania na później – zrób to! Tym sposobem unikniesz ponownego zapoznawania się z ich treścią… Dotyczy to również papierkowej roboty – nie czekaj, aż Twoje biurko pokryte będzie listami i formularzami do wypełnienia! Spróbuj zajmować się administracją systematycznie. Momenty, w których łapiesz się za głowę z powodu nawału zgromadzonych obowiązków, znikną z Twojego życia! A poza tym, pozbędziesz się zbędnego stresu, który kumuluje się przy każdym odłożonym na później zadaniu.
7. Zidentyfikuj przeszkadzacze
Przeanalizuj swój dzień w pracy. Spróbuj zauważyć, co takiego najczęściej Cię rozprasza. Internet, radio, hałas za oknem? Dostosuj przestrzeń, w której pracujesz do swoich potrzeb! Dowiedz się także, w jakich warunkach Twoi pracownicy osiągają najlepsze efekty i, w miarę możliwości, zaadaptuj ich miejsce i godziny pracy. Każdy z nas jest inny i potrzebuje innych bodźców do maksymalnego wykorzystania swojego potencjału!
8. Zapomnij o perfekcjonizmie
Dążenie do perfekcjonizmu jest bardzo częstym błędem. Przecież nikt nie jest idealny! Poza tym perfekcja to bardzo subiektywne pojęcie. Oczywiście, możesz bezustannie próbować uzyskać doskonałe efekty pracy, ale pamiętaj, że może Ci to zająć o wiele więcej czasu, a wcale nie przynieść znacznie lepszych wyników! Pracuj najlepiej, jak potrafisz, nad tym, co jest dla Twojej firmy najważniejsze, ale odpuść sobie dążenie do ideału.
9. Zacznij od najtrudniejszego
Zdarza Ci się odkładać najtrudniejsze zadania na później? Nie jest to najlepszym pomysłem, ponieważ to, że zrobisz coś później, wcale nie oznacza, że zrobisz to lepiej! Efektem takiego działania jest kumulacja stresu i blokowanie płynności w pracy. Z kolei, jeśli rozwiążesz najbardziej uciążliwe problemy od razu, poczujesz satysfakcję i spokój, co na pewno zwiększy Twoją efektywność w wykonywaniu innych obowiązków!
10. Rozmawiaj z pracownikami
Każdy z nas pracuje lepiej i szybciej, kiedy ma wizję całości projektu, kiedy może otwarcie porozmawiać o problemach i zaproponować swoje własne pomysły na polepszenie lub przyspieszenie pracy. Wprowadź cykliczne spotkania, podczas których podsumujesz ze swoją ekipą ostatni okres, otwarcie przedyskutujesz sposoby na optymalizację czasu pracy i przypomnisz o krótko i długoterminowych celach. Tym sposobem, wszyscy wiedzą na czym stoją i nie tracą czasu na domysły!
Spróbuj zastosować powyższe strategie optymalizacji czasu pracy, a Twoja firma będzie prężnie się rozwijać i przynosić Ci większe zyski w krótszym czasie!
